Bij Orange Supplies, groothandel in koffiecapsules, reist elke order langs vier à vijf afdelingen. Het magazijn checkt of er gepikt kan worden, inkoop bestelt bij, verkoop past zo nodig de prijs aan en daarna moet de factuur nog de deur uit. Supermarkten in heel Europa, Azië en het Midden-Oosten rekenen erop dat dat op tijd gebeurt. Maar waar een order precies zat in die keten? Daarvoor moest je bij de juiste collega zijn, als je al wist wie dat was.

Stefan, managing partner bij Orange Supplies, vat de oudesituatie samen: “Alles zat in ons hoofd. Wie een klant beheerde, hield zelf bij hoe het ervoor stand, trok aan de bel, zette iets uit bij een collega en vergat vervolgens soms bij wie het ook alweer lag. En als er al werd gecommuniceerd, dan gebeurde dat via whatsapp”. Office manager Michaela herinnert zich de chaos: “Er waren zoveel apps dat we het overzicht compleet kwijt waren”. Bovendien liepen werk en privé altijd door elkaar.

Uit gesprekken met medewerkers kwam jarenlang hetzelfde verbeterpunt naar voren: communicatie tussen de afdelingen. Afdeling A wist niet wat afdeling B deed, en andersom.

‍

Twee jaar geleden ging Orange Supplies aan de slag met WaveLapp. Sindsdien start iedere werkdag om kwart over acht met een gezamenlijke dagstart onder leiding van Michaela. Op het scherm staat iedere order: waar die zich bevindt, wat er nog moet gebeuren, wie aan zet is en wanneer de order de deur uit moet. Ook manco's, beschadigde dozen en andere knelpunten komen direct in beeld. Iedereen kan een melding maken en weet dat die de volgende dag wordt besproken. "Juist omdat we het elke dag opvolgen, nemen mensen het serieus," vertelt Stefan. "Ze weten: morgen zie ik dit weer terug".

Hoe waardevol dat is, bleek op een ochtend die Stefan zich nog goed herinnert. Terwijl het team naar het scherm keek, zagen ze de achterstand oplopen. Orders die al verzonden hadden moeten zijn, bleven liggen en er kwamen steeds nieuwe bij. Vroeger werd zo'n probleem vaak pas zichtbaar als een klant belde. Nu zagen ze het op tijd gebeuren en konden ze direct de voorraad aanpassen, zodat orders weer sneller de deur uit gingen. Het probleem was er nog steeds, maar ze waren het vóór.

‍

‍

Wat het oplevert, klinkt op elk niveau anders. Stefan rekent voor dat er per persoon minstens twee uur per week aan overleg is verdwenen: geen verhaal meer dat van A naar B naar C gaat en onderweg verandert, maar accurate informatie op het scherm. Rollen werden er scherper van, inkoop ligt nu volledig bij inkoop, en bij groei is de reflex niet langer iemand aannemen, maar het proces nog efficiënter maken. Voor Michaela betekent het dat ze niet meer terug speurt door appgroepen en tijd overhoudt voor ander werk. En in het magazijn merkt Danny, die ook de routes naar supermarkten rijdt, het verschil elke ochtend: "Nu kan je gewoon één ding insturen en weet meteen iedereen ervan en kan iedereen er rekening mee houden."

"WaveLapp zorgt voor focus, bewustwording en efficiëntere processen. We kijken iedere dag opnieuw kritisch naar onze werkwijze en de communicatie verloopt inmiddels bijna vanzelf." Aldus Stefan